Richtlinie für den Schutz personenbezogener Daten

Welche Rolle kommt electris beim Schutz personenbezogener Daten zu?

Die Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutzrichtlinie“) regelt die Art und Weise, wie electris Luxembourg S.A. als Tochtergesellschaft der Encevo-Gruppe und luxemburgische Gesellschaft mit Sitz in 9, rue Robert Stumper, L-2557 Luxembourg, eingetragen im Handels- und Gesellschaftsregister Luxemburg mit der Nummer B261587, („electris“ genannt), personenbezogene Daten von natürlichen Personen (wie „Interessenten“, „Kunden“, „Nutzer“ oder „Professionelle“) im Zusammenhang mit der Installation von Geräten und der Erbringung technischer Dienstleistungen im Energiebereich und/oder der Nutzung der Websites, mobilen Anwendungen und digitalen Dienstleistungen (zusammen „Dienstleistungen“ genannt), erhebt, nutzt, verarbeitet und/oder übermittelt.

electris ist im Verkauf und in der Installation von Anlagen und sowie in der Erbringung von technischen Dienstleistungen in den Bereichen Bauwesen, Energiemanagement und -verteilung, Erzeugung erneuerbarer Energien, Elektromobilität und Energieeffizienz (Batterien, Wärmepumpen, usw.) tätig. Die Dienstleistungen umfassen auch Dienste wie den Zugang zum und die Verwaltung des Kundenportals, des Kundenkontos, die Organisation von Verkaufs- und Marketingaktionen sowie die Kommunikation mit Kunden, Gewerbetreibenden und allgemein mit Nutzern.

Im Rahmen der Datenschutzrichtlinie handelt electris als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung („Verantwortlicher“). Die Datenschutzrichtlinie zielt darauf ab, die Transparenz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, unabhängig davon, ob diese direkt von Ihnen oder indirekt, insbesondere aus öffentlich zugänglichen Quellen, erhoben werden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Abschluss und der Erfüllung von Verträgen und um Ihre Anfragen, Beschwerden und möglichen Streitigkeiten besser bearbeiten zu können. Wir teilen bestimmte Daten mit technischen Dienstleistern („Auftragsverarbeiter“) auf der Grundlage Ihrer Zustimmung und/oder mit Dritten in Übereinstimmung mit dem Gesetz.

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir unsere Datenschutzrichtlinie vor Kurzem hinsichtlich des Begriffs der berechtigten Interessen, der Art der erhobenen Daten, der Zwecke und der Rechtsgrundlagen (siehe Tabelle unten) und der Aufbewahrungsfristen aktualisiert haben.

Unsere Pflicht zur Einhaltung der Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten

electrisverpflichtet sich zur Einhaltung des Gesetzes und der nationalen Verordnungen für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Gesetz“) und der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (im Folgenden „DSGVO“).

Ihre Kontaktstellen

Als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung betrachtet electris den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten als sehr wichtig und hat einen Datenschutzbeauftragten (im Folgenden „DPO“) ernannt, den Sie bei Fragen kontaktieren können. Die Hauptaufgabe des DPO besteht darin, sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, Interessenten, Kunden, Gewerbetreibenden und allgemein von Nutzern der Dienste im Rahmen, seiner durchgeführten Aktivitäten in Übereinstimmung mit dem Gesetz und der DSGVO verarbeitet werden.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich gerne direkt an electris oder seinen Datenschutzbeauftragten unter der folgenden Adresse:

Wie können Sie mehr über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten erfahren?

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzrichtlinie zu lesen. Wenn Sie bereits mit electris in Kontakt stehen, lesen Sie bitte auch die Verträge, die Sie mit der jeweiligen Tochtergesellschaft abgeschlossen haben, da diese zusätzliche Informationen darüber enthalten können, wie wir Ihre Daten sammeln und verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass diese Daten nur für den genauen Zweck verwendet werden, für den sie uns übermittelt wurden. Indem Sie einen Vertrag mit uns abschließen oder unsere Dienste nutzen, erkennen Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutzrichtlinie von electris an und erklären sich damit einverstanden.

Wann und wie werden Ihre Daten erhoben?

Ab Ihrer ersten Interaktion mit uns oder Dritten können personenbezogene Daten über verschiedene digitale Kanäle (per E-Mail, durch die Navigation auf unseren Websites, über soziale Medien) und auch durch schriftliche Korrespondenz (Briefe, Nachrichten) oder mündlich (bei einem persönlichen Treffen oder am Telefon) erhoben werden. Die Datenschutzrichtlinie gilt unabhängig davon, über welchen Kommunikationskanal oder auf welche Art Ihre Daten erhoben werden.

Die untenstehende Tabelle enthält weitere Informationen über die Art der Daten, die wir erheben, über die Zwecke, für die wir sie erheben, und über die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Was sind die „Rechtsgrundlagen“ für die Verarbeitung Ihrer Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit erheben und verarbeiten wir verschiedene Arten von personenbezogenen Daten, je nachdem, welche Angebote und Dienstleistungen Sie beauftragt und welche Formulare Sie auf unseren Websites ausgefüllt haben. Diese Verarbeitung erfolgt auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

a. Vertrag: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erfüllung des Vertrags, den Sie mit uns geschlossen haben, und/oder für vorvertragliche Beziehungen erforderlich ist.

b. Einwilligung: Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Grundlage einer eindeutigen und ausdrücklichen Einwilligung (durch Ankreuzen oder Anklicken des entsprechenden Feldes), die Sie uns für einen bestimmten Zweck gegeben haben.

Sie können Ihre Meinung ändern! Wenn Sie zuvor Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben, können Sie diese Zustimmung jederzeit freiwillig widerrufen, indem Sie eine E-Mail an den DPO, an die auf Seite 2 der Datenschutzrichtlinie angegebene E-Mail-Adresse senden.

Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und wir keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen. Wenn wir eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, werden wir uns darauf beschränken, was für den Zweck der jeweiligen Verarbeitung unbedingt erforderlich ist.

c. Berechtigte Interessen: In einigen Fällen verarbeiten wir Ihre Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen im Rahmen dessen, was Sie von Ihren Interaktionen mit uns berechtigterweise erwarten können, und soweit es keine andere Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung gibt. Unsere berechtigten Interessen sind:

·       informationen zu erhalten, um Ihren Bedarf an energiebezogenen technischen Geräten oder Dienstleistungen zu ermitteln,

·       um die von electrisangebotenen Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, zu entwickeln und zu verbessern,

·       die Nutzererfahrung als Kunde oder Geschäftsmann zu verbessern, anzupassen oder zu perfektionieren,

·       die Qualität unserer Dienstleistungen und die Ausbildung unserer Mitarbeiter zu verbessern,

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die Datensicherheit zu erhöhen. In jedem Fall achten wir darauf, ein Gleichgewicht zwischen Ihren Rechten und unseren legitimen Interessen herzustellen. Für weitere Informationen über diese Abwägung der gegenseitigen Interessen können Sie sich an den DPO wenden, indem Sie eine E-Mail, an die auf Seite 2 der Datenschutzrichtlinie angegebene E-Mail-Adresse senden.

d. Gesetzgebung: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Gesetz und der Gesetzgebung, die auf unsere jeweiligen Tätigkeitsbereiche anwendbar sind.

Wie und warum verarbeiten wir Ihre Daten?

In der folgenden Tabelle finden Sie Einzelheiten zu (i) den Kategorien personenbezogener Daten, die wir erheben, (ii) den Zwecken, für die wir diese Daten verarbeiten, (iii) der Rechtsgrundlage zu dem jeweiligen Zweck.

Bei der Erhebung von Daten geben wir an, welche Informationen Pflichtangaben oder für den Abschluss des Vertrags erforderlich sind. Werden uns diese Daten nicht zur Verfügung gestellt, können wir keinen Vertrag mit Ihnen abschließen. Freiwillige Informationen sind als „optional“ gekennzeichnet.

Wie ist der Umgang mit besonders sensiblen Daten?

Wir erheben keine sensiblen Daten gemäß Definition in der DSGVO (wie Rasse oder ethnische Herkunft, politische Einstellung, religiöse/philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten, Daten über Ihre Lebensweise oder sexuelle Orientierung sowie Straftaten oder mutmaßliche Straftaten).

Was sind Ihre Rechte zum Schutz der Privatsphäre?

Sie haben Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, die Sie gemäß dem Gesetz und der DSGVO ausüben können, unter anderem das Recht auf Zugang, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Widerspruch (Recht auf Vergessenwerden) und das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten oder weitere Erläuterungen dazu wünschen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten: dpo@electris.lu. Wir antworten Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage.

Dieses Recht kann ausgeübt werden, sofern es nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt. Unter bestimmten Umständen können bestimmte Rechte wie das Recht auf Vergessenwerden oder das Recht auf Datenübertragbarkeit nur unter bestimmten Voraussetzungen ausgeübt werden, z. B. dürfen sie nicht die Erfüllung laufender Verträge oder die Erfüllung unserer Pflichten verhindern oder etwaige Rechtsverfahren behindern. In einem solchen Fall erhalten Sie von uns alle weiteren Erläuterungen, die für Sie relevant sein könnten.

a. Sie haben das Recht auf Zugang zu den personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben. Siehe dazu die vorstehende Tabelle. Sie können bei uns erfragen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder nicht, und Sie können nähere Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten anfordern.

b. Sie haben das Recht, eine Aktualisierung, Ergänzung oder Berichtigung von unzutreffenden, unvollständigen oder fehlerhaften personenbezogenen Daten zu verlangen. Bitte informieren Sie uns über alle Änderungen von Daten oder falsche Daten, die Ihnen aufgefallen sind. Senden Sie dazu eine E-Mail an​ dpo@electris.lu.  

c. Sie können unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dieses Recht kann den vorgenannten Beschränkungen unterliegen.

d. Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dieses Recht bedeutet, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns eingeschränkt wird, sodass wir bestimmte Daten zwar speichern, aber nicht für andere Zwecke verwenden oder verarbeiten dürfen.

e. Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen („Recht auf Vergessenwerden“). Das bedeutet, dass Sie uns auffordern können, Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zu verwenden, insbesondere nicht für Direktmarketingzwecke. Wir werden diesem Wunsch Folge leisten, sofern diese Daten nicht für die Erbringung laufender Services erforderlich sind.

f. Sie haben das Recht, die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten mit automatisierten Verfahren zu verlangen. Sie können verlangen, dass Sie Ihre personenbezogenen Daten direkt in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Die Daten werden Ihnen direkt im MS Excel-Format übermittelt, damit Sie sie an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen weiterleiten können, und/oder, wenn dies technisch möglich ist, werden wir Ihre Daten direkt an den für die Verarbeitung Verantwortlichen Ihrer Wahl weiterleiten.

Dieses Recht kann ausgeübt werden, sofern es nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt. In einem solchen Fall erhalten Sie von uns alle weiteren Erläuterungen, die für Sie relevant sein könnten.

g. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Commission Nationale de Protection des Données („CNPD“), einzureichen.

Wir bieten Ihnen mehrere Kanäle zur Ausübung Ihrer Rechte an, damit Sie den für Sie am besten geeigneten auswählen können. Wenn Sie Fragen oder ein Anliegen haben, kontaktieren Sie uns gerne unter den folgenden Adressen, damit wir Ihre Anfrage so schnell wie möglich beantworten können:

- per Post: electris Luxembourg S.A., z. Hd. des Datenschutzbeauftragten 9, rue Robert Stumper L-2557 Luxembourg

- per Telefon: +352 28 83 80 80            per e-mail: dpo@electris.lu

Wie sichern wir die von uns erhobenen Daten?

electris hat angemessene physische, technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Offenlegung, Diebstahl, Zerstörung oder anderen zufälligen oder unrechtmäßigen Formen der Verarbeitung gemäß der DSGVO, dem Gesetz und allgemein anerkannten Technologie- und Sicherheitsstandards zu schützen.

Wir haben interne Sicherheitsrichtlinien eingeführt, deren Einhaltung wir von unseren Auftragsverarbeitern gemäß dem Gesetz und der DSGVO verlangen. Letztere sind an vertragliche Pflichten in Bezug auf Vertraulichkeit, Verarbeitung und Sicherheitsmaßnahmen gebunden, um den unbefugten Zugang, die Nutzung, den Diebstahl, die Zerstörung und die Offenlegung personenbezogener Daten zu verhindern.

Da Sicherheitsfragen ein Thema sind, das jeden von uns betrifft, raten wir Ihnen, wachsam zu bleiben und alle sinnvollen oder notwendigen Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen, um die Vertraulichkeit Ihres Passworts und Ihres Zugangscodes zum Kundenbereich zu gewährleisten.

Wie speichern und übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre persönlichen Daten werden in der Europäischen Union gespeichert, entweder von unserem Unternehmen oder von unseren Auftragsverarbeitern. Für den Fall, dass eine Übertragung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) beabsichtigt ist, erfolgt diese Übertragung nur unter der Voraussetzung, dass die in den Artikeln 44 bis 47 DSGVO vorgesehenen geeigneten Garantien vorhanden sind. Das heißt:

-  Wenn eine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission vorliegt, mit der anerkannt wird, dass das Empfängerland ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet, können wir uns auf dieses Instrument berufen; weitere Informationen finden Sie hier: https://cnpd.public.lu/de/legislation/droit-europ/union-europeenne/rgpd/chapitre-5.html;

-  Durch Abschluss eines Vertrags, der die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln enthält; weitere Informationen finden Sie hier:  https://cnpd.public.lu/de/actualites/international/2021/06/modernisation-cct.html;

-  Durch Verwendung eines anderen Mechanismus, der die Anforderungen der DSGVO erfüllt

Wie lange werden Ihre Daten von uns gespeichert?

electris habe alle angemessenen Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur so lange gespeichert werden, wie dies für die in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegten Zwecke erforderlich ist. Die Kriterien zur Bestimmung der Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Services sind folgende:

·       solange wir eine vertragliche Beziehung mit Ihnen unterhalten (z. B. wenn Sie Nutzer unserer Services sind oder sich in unsere Mailingliste eingetragen und sich nicht abgemeldet haben),

·       solange Ihre personenbezogenen Daten für die in dieser Datenschutzrichtlinie dargelegten Zwecke erforderlich sind, für die eine gültige Rechtsgrundlage besteht,

·       bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf das Ende der Verjährungsfrist gemäß den geltenden Gesetzen folgt.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen (für Luxemburg) sind folgende:

-    Für Interessenten: o bis zu 3 Jahre ab dem Datum der Erhebung oder unserem letzten Kontakt

-    Für Kunden: 

o   vertragliche und vertriebliche Kommunikation: 10 Jahre ab Vertragsende

o   Informationen zur Zahlung und Rechnungsstellung: 10 Jahre nach Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres, um Gesetzen und Vorschriften zu entsprechen

-    Für Professionelle: 10 Jahre ab dem Zeitpunkt des Vertragsendes,

-    Website-Besucher: bis zu 3 Jahre ab dem Zeitpunkt der Datenerhebung,

-    Zu Cookies lesen Sie bitte unsere Cookie-Richtlinien unter www.electris.lu/cookies

Ungeachtet dieser Aufbewahrungsfristen können Ihre Daten aus gewichtigen, gesetzlich zulässigen Gründen (Zahlungsausfall, Gewährleistung, Rechtsstreitigkeiten usw.) für einen verlängerten Zeitraum mit eingeschränktem Zugriff archiviert werden. electris verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten nach Ablauf der oben genannten Aufbewahrungsfrist zu löschen oder zu anonymisieren.

An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Wir geben bestimmte Daten an unsere technischen Partner auf der Grundlage Ihrer Zustimmung und/oder an Dritte in Übereinstimmung mit dem Gesetz weiter. Wir geben personenbezogene Daten an unsere Auftragsverarbeiter weiter, soweit dies zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben erforderlich ist. Gemäß den Bedingungen der Verträge zwischen ihnen verarbeiten die Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten unter Einhaltung der Regeln der DSGVO auf der Grundlage unserer Anweisungen in Verbindung mit den vordefinierten Zwecken und sorgen für die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen. Wir geben personenbezogene Daten an unsere Auftragsverarbeiter weiter, soweit dies für die Erbringung der Leistungen, die an sie übertragen wurden, erforderlich ist. Gemäß den Bedingungen der mit ihnen geschlossenen Verträge verarbeiten die Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten unter Einhaltung der Vorschriften der DSGVO auf der Grundlage unserer Anweisungen in Verbindung mit den vordefinierten Zwecken und sorgen dafür, dass angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Bei der Erbringung der Services greifen wir auf folgende Kategorien von Empfängern zurück (eine Liste der Vertragspartner kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden):

- der Encevo-Gruppe angehörende Unternehmen für konzerninterne Dienstleistungen (Buchhaltung, Finanzen, Recht, IT usw.),

- Anbieter von Datenbanken, Software für Vertrieb und Interaktion mit dem Markt,

- Professionelle Installateure von Geräten (Handwerker, Techniker, Elektriker),

- technische Dienstleister (Betreiber von Ladestationen, Kundensupport,

- Kreditauskunfteien und Betrugsbekämpfungsstellen zur Beurteilung der Zahlungsfähigkeit, für Identitätsüberprüfungen, Betrugsprävention und Verhinderung von Geldwäsche sowie Kontoverwaltung; Kreditauskunfteien vermerken die Anfrage in Ihrer Akte, unabhängig davon, ob Ihr Antrag angenommen wurde oder nicht. (Es werden keine automatisierten Entscheidungen basierend auf diesen Auskünften getroffen.)

- Kreditversicherer, 

- Umfrage- und Marktforschungsinstitute,

- IT-/Cloud-Dienstleister

-  Betreiber von Telekommunikationsnetzen und Roaming-Diensten,

- Inkassounternehmen,

- Druckereien,

- Anbieter von Infrastrukturdienstleistungen, 

- Energieagenturen zur Unterstützung bei der Vergabe von Zuschüssen,

- ggf. externe Prüfer, um gesetzlichen und regulatorischen Pflichten zu entsprechen,

- Headhunter und/oder Arbeitsagentur,

- Anbieter von Schulungen.

Die Daten können an Dritte weitergegeben werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder ausdrücklich erlaubt ist, um eine Gesetzesbestimmung durchzusetzen oder aufgrund einer gerichtlichen/behördlichen Entscheidung, wenn eine solche Offenlegung im Rahmen einer Untersuchung oder eines Rechtsverfahrens erforderlich ist und um die Rechte und Interessen, das Eigentum und die Sicherheit von electris, unseren Kunden oder anderen Personen zu schützen.

Änderung der Richtlinien für den Schutz der Privatsphäre

Die Datenschutzrichtlinien werden regelmäßig aktualisiert, um gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Veränderungen Rechnung zu tragen. Bei wesentlichen Änderungen (z. B. hinsichtlich der Art der erhobenen Daten, der Art und Weise, wie wir sie verwenden oder der Zwecke der Verarbeitung) werden wir am Anfang der Datenschutzrichtlinie auf diese Änderungen hinweisen. Wir empfehlen Ihnen, regelmäßig die Datenschutzrichtlinie zu lesen, um über etwaige Änderungen und Neuerungen informiert zu sein. Wenn Sie die Services nach der Veröffentlichung von Änderungen der Datenschutzrichtlinie weiter nutzen, gilt dies als Zustimmung zu diesen Änderungen.

[1] Professionelle bezeichnet Handwerker, Techniker und/oder Elektriker, mit denen electris zusammenarbeiten.

[2] Der Inhalt der Datenkategorien (Daten betreffend die Kundenidentifikation, die Kommunikation mit dem Kunden, Verträge, Lieferstellen usw.) ist in den internen Richtlinien der Encevo-Gruppe festgelegt.